ASAMBLEA ANUAL DE COPROPIETARIOS

ASAMBLEA ANUAL DE COPROPIETARIOS

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA

Termina el año y tenemos a la vuelta de la esquina una nueva Asamblea Ordinaria del Edificio, la cual no solo es obligatoria sino esencial para una sana gestión del mismos.

Basados en nuestra experiencia en la Administración profesional de Edificios en Paraguay queremos compartirles una serie de aspectos para tener en cuenta a la hora de abordar eficientemente la Asamblea anual ordinaria de copropietarios. En tal sentido es fundamental adoptar un enfoque proactivo que combine el cumplimiento de la normativa legal vigente con estrategias de comunicación efectivas. El desafío está en transformar la reunión de un campo de batalla a un espacio de diálogo constructivo.

A continuación, se presentan aspectos prácticos a tener en cuenta:

1.Antes de la Asamblea: La Preparación es la clave del éxito

La mayoría de los conflictos pueden evitarse con una buena preparación. El objetivo es que los copropietarios puedan llegar bien informados y no a la defensiva.

1.1 Cumplimiento riguroso de la Ley y el Reglamento de Copropiedad

Realizar la convocatoria de manera formal respetando estrictamente los plazos y formalidades que exige el Reglamento de Copropiedad y la Ley evita posibles impugnaciones y le da seriedad al acto.

Elaborar un Orden del Día Claro y Específico que no utilice puntos genéricos. Cada tema para tratar debe estar claramente detallado. Por ejemplo, en lugar de «Consideración de Presupuestos», se puede poner «Análisis y Votación de tres presupuestos para la impermeabilización de la azotea». Con esto impedimos que se introduzcan temas sorpresa que generan debates improvisados y hostiles.

1.2 Comunicación Transparente y Anticipada

Junto con la convocatoria, conviene enviar todos los documentos que se discutirán: el balance, la rendición de cuentas, los presupuestos comparativos, los informes de gestión, etc. Esto debe hacerse con al menos 10 o 15 días de antelación. Un propietario informado es un propietario menos propenso al conflicto.

Mantener un canal de comunicación previa abierto (email, formulario online, telefónico) para que los copropietarios puedan enviar sus preguntas y dudas  (antes) de la asamblea. La administración puede recopilarlas y preparar respuestas claras y documentadas para presentar en la reunión, ahorrando tiempo y evitando acusaciones en público.

1.3 Definir roles

La administración y el Consejo de Propietarios (si existe, o grupo de copropietarios más activos) deben reunirse para alinear la presentación de los temas, anticipar posibles puntos de conflicto y preparar argumentos basados en datos concretos (ej. «Las expensas deben subir un 10% por estos motivos específicos del presupuesto…»).

2. Durante la Asamblea: Moderación y Enfoque

El ambiente durante la reunión es crucial. El objetivo es mantener el orden, el respeto y el foco en las soluciones.

2.1 Establecer Reglas Claras desde el Inicio

La asamblea debe ser dirigida por una figura con autoridad y neutralidad, generalmente el Administrador es quien modera y su rol es fundamental para ordenar el debate, aunque bien podría ser un Propietario que asumiera dicho rol

Al comenzar, el moderador debe recordar las reglas básicas, como ser levantar la mano para hablar, limitar el tiempo de intervención (ej. 2-3 minutos por persona) para garantizar la participación de todos, prohibir interrupciones y descalificaciones personales y exigir que toda intervención se dirija al moderador y no directamente a otro propietario.

2.2 Gestión eficaz de los Temas

El moderador debe ser estricto en seguir el orden del día. Si surge un tema nuevo, se debe proponer incluirlo en la próxima asamblea, salvo que la mayoría considere urgente tratarlo.

Cuando una discusión se vuelva personal, el moderador debe reencauzarla hacia el problema de fondo. En lugar de «Usted nunca paga a tiempo», el enfoque debe ser «Tenemos un problema de morosidad del 15%. ¿Qué soluciones proponemos como consorcio?». Debemos enfocarnos en problemas, no en personas.

Al momento de votar, la moción debe ser leída en voz alta y de forma clara. El conteo de votos debe ser público y transparente para no dejar lugar a dudas.

2.3 Utilizar Apoyos Visuales

Realizar presentaciones simples. Para temas complejos como la rendición de cuentas o un presupuesto, utilizar una presentación con gráficos simples (ej. un proyector) ayuda a que la información sea más fácil de entender para todos, reduciendo la desconfianza.

3 Después de la Asamblea: Seguimiento y Cierre

La gestión post-asamblea es vital para construir confianza a futuro.

3.1 Redacción y envío del Acta

Se debe redactar el Acta de asamblea en forma clara y objetiva lo antes posible, reflejando de manera fiel e imparcial únicamente las decisiones tomadas y los resultados de las votaciones, no las opiniones o discusiones.

La misma se debe enviar a todos los propietarios para que estén al tanto de lo resuelto. Esto incluye a los ausentes en las decisiones y reduce el clásico «yo no sabía».

3.2 Ejecución y Comunicación de lo Decidido

Una de las causas más comunes de frustración es que las decisiones de la asamblea no se ejecuten. La administración debe poner en marcha lo aprobado y, fundamentalmente, ir comunicando los avances. Por ejemplo, si se aprobó una reparación, enviar un email informando: «Ya se firmó el contrato con la empresa X, los trabajos comenzarán en tal fecha».

Si implementamos estas estrategias, la Asamblea anual puede dejar de ser un evento temido y convertirse en una herramienta efectiva para la buena gestión y la convivencia armónica del Edificio.

Artículo redactado por: Equipo Técnico de LA Administradora – Grupo LA REAL ESTATE