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Al igual que en toda Organización, la correcta gestión de un Edificio y/o Condominio implica tener en consideración una serie de buenas prácticas. A continuación detallamos una secuencia de pasos básicos que entendemos se deben seguir para el logro de un esquema de trabajo eficiente que nos lleve a la mejora continua.
Paso 1: Planificar anticipando el futuro y marcando el rumbo
Debemos hacer un análisis del contexto y de las necesidades de las partes interesadas (empezando por los propietarios), así como también de los recursos y las posibilidades para encarar los diversos desafíos existentes. Las Asambleas de propietarios serán claves a la hora de relevar esta información, pero también un contacto cotidiano con la comunidad.
Respecto al resto de las partes interesadas, entre ellas vecinos, empelados, proveedores, organismos públicos, etc., habrá que buscar y definir los correctos canales de relevamiento y comunicación para poder realizar un correcto análisis.
A partir de aquí se podrá empezar a construir un camino a seguir, que será la base para la definición de los objetivos, indicadores y metas (que es lo que queremos lograr), la fijación de una estrategia a seguir (como haremos para alcanzarlos) y elaboración de planes de acciones a seguir (actividades que desarrollaremos para alcanzar los objetivos según la estrategia fijada).
Paso 2: Organización, definiendo la estructura de trabajo, previendo y asegurando los recursos necesarios
Teniendo el rumbo claro, será clave crear las condiciones de trabajo necesarias para avanzar en la dirección elegida. Se definirán los distintos procesos y tareas que se deben realizar (Planificación, control, atención al cliente, mantenimientos correctivos y preventivos, compras, recursos humanos liquidación de expensas, cobranzas, contabilidad, entre otros), se describirán las mismas identificando los registros a utilizar, y se documentaran debidamente.
También se deberá asignar los recursos necesarios para la correcta realización de las mismas, empezando por la definición del personal asignado a cada tarea e identificando correctamente las responsabilidades de cada uno.
Paso 3: Liderar, llevando al Equipo por el camino trazado
Hecha la estructura, es hora de empezar a andar! Será el momento de ejecutar todo las tareas organizadas de acuerdo a la planificación realizada previamente.
Si bien existen Administraciones donde todas estas tareas las realiza una sola persona, entendemos que de ser factible resultaría más eficiente contar con un equipo de trabajo para encargarse de las mismas debido a las particularidades de cada tarea.
Es por ello que LA Administradora contamos con un Equipo multidisciplinario asignado a los distintos procesos, al cual capacitamos constantemente en la búsqueda de su profesionalización y en el cumplimiento de los objetivos pautados.
Es importante tener en consideración que trabajar en equipo implica coordinar, motivar y liderar al personal hacia el logro de los mejores resultados.
Paso 4 – Controlar, evaluando constantemente los resultados y corregir el rumbo si es necesario
La correcta ejecución de los pasos anteriores debería llevar al cumplimiento de los objetivos planteados.
Por lo tanto este es el momento de verificar si ello ocurrió, comparando el desempeño real con el planificado. De encontrarse diferencias, será necesario analizar si hace falta capacitar al personal o realizar ajustes y correcciones en los procesos.
Si los objetivos se cumplieron, será hora de reiniciar el proceso de planificación estableciendo los nuevos objetivos a lograr.
Es de esa forma y basándonos en la norma internacional ISO 9001:2015 que LA Administradora a desarrollado su sistema de Gestión Integral de Edificios y Condóminos apostando a la Calidad y la Mejora continua de sus procesos y personal.
LA Administradora
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