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FIN DE AÑO: Buena voluntad, evaluación y planificación!
Llega fin de año y solemos contemplar lo vivido, evaluando los puntos a favor y en contra de las diversas situaciones que pasamos, en la búsqueda de mejorar y planificar los pasos a seguir en el nuevo año. Es momento también de compartir con la familia y comunidad nuestras vivencias, y también de intercambiar ideas y opiniones respectos a aquellos temas que tenemos en común, no siendo una excepción las distintas comunidades de los Edificios o Condominios. Los vecinos suelen hablar sobre los más y los menos del año, aquellas cosas que han funcionado bien en su comunidad y aquellas que no, cuales son responsabilidad de los inquilinos y los propietarios, cuáles de la administración, del entorno o cualquier combinación entre ellas.
En este contexto y si la evaluación toma en consideración una serie de puntos relevantes puede llevar a la toma de decisiones en la comunidad, y así no solo dejar esas charlas en lo anecdótico o como catarsis de fin de año (la cual es muy importante), sino transformarlas en punto de partida para cambios a realizar en el nuevo año.
A continuación haremos un listado de algunos de los temas más relevantes a contemplar en este proceso de análisis y evaluación de la gestión anual, a modo de guía para una reflexión ordenada y completa.
Puntos de reflexión:
- Estados financieros, Disponibilidades (caja, banco), cuentas a cobrar y cuentas a pagar.
- Liquidación y rendición de expensas, fondo operativo y de reserva.
- Seguimiento de morosos
- Vigencia y condiciones de contratos con terceros: Seguro, Ascensor, Limpieza, etc.
- Declaración Jurada ante la SET y Libros laborales ante el MJT, Liquidación y pago IPS.
- Plan de Mantenimiento anual
- Plan de inversión anual
- Presupuesto anual
- Asamblea Ordinaria de Copropietarios
El análisis debería de comenzar por considerar si los documentos o registros referidos anteriormente realmente existen. En tal sentido nos deberíamos preguntar si los vimos a todos o al menos algunos de ellos como ser los Estados Financieros, el Plan de Mantenimiento Anual, la póliza de seguro, etc. Está claro que es importante la delegación de todas estas tareas en una buena administración, pero eso no nos exime de la realización de controles aleatorios de su gestión.
Partiendo de la base de que contamos con los diversos registros, deberíamos de ver si las tareas asociadas a los mismos fueron realizadas en tiempo y forma. Como por ejemplo, si están correctamente elaborados y presentados los libros laborales y las declaraciones, si las liquidaciones de expensas fueron realizadas en forma oportuna, si los saldos de caja y banco son correctamente rendidos, si se ha cumplido el plan de mantenimiento y el presupuesto anual, entre otros.
Acción 2022!
Realizados estos pasos estaremos en mejores condiciones de decidir las acciones a tomar en el próximo año, ya que habremos identificado los puntos fuertes y débiles en la administración de nuestro Edificio o Condominio, y encararemos así de la mejor manera la planificación para el 2022. Es importante en este proceso contar con el apoyo constante de la Administración, tanto en el suministro de la información como en el apoyo técnico necesario, para lograr llegar así a la fecha de la Asamblea Ordinaria Anual con todos estos temas organizados y planificados de tal manera de apuntar así con una gestión más eficiente y en armonía para el próximo año.
Nuestro Equipo de trabajo siendo consciente de la importancia de este trabajo en conjunto, redobla el compromiso y esfuerzo en la búsqueda de una gestión eficiente y en armonía, y aprovecha la oportunidad para desearles unas muy Felices Fiestas y un Excelente 2022. Para LA Administradora, Vivir tranquilo es importante!
LA Administradora de Edificios y Propiedades
Grupo LA – Real Estate
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