Administrador capacitado + contabilidad = ÉXITO

Comparte este artículo con tus amigos:

La capacitación y el uso de la contabilidad son claves para la buena gestión de un Edificio o Condominio.

El rol del Administrador es clave para el buen funcionamiento de un edificio o condominio: está encargado desde liquidar y cobrar los gastos comunes, pagar las cuentas de la comunidad, hacer el mantenimiento periódico de ascensores, detectores de incendio, áreas comunes en general, contratar porteros, comprar los artículos que se necesiten, pagar los sueldos, impuestos, proveedores, presentar informes y rendiciones a los propietarios, hasta multar en caso de que un vecino no cumpla las normas de la comunidad.

Las obligaciones legales del Administrador en Paraguay según nuestro código civil (art.2151) son: ¨…debe ejecutar las decisiones de la asamblea de propietarios y velar por el cumplimiento del reglamento. Le corresponde cobrar las contribuciones y pagar los gastos comunes y llevar a cabo los actos de conservación de las partes comunes del edificio. Debe rendir anualmente cuenta documentada de su gestión y realizar todas las gestiones inherentes a la administración.¨

La gran pregunta es cómo lograr cumplir con todo estas responsabilidades correctamente, ya que si bien a primera vista parece algo simple, como vimos, cuando analizamos detalladamente las mismas hay un gran número de tareas asociadas, muchas de las cuales requieren pericia y capacitación.

La primer respuesta, es buscando un administrador que tenga el conocimiento y la habilidad para desarrollar la totalidad de las tareas de forma acorde. Para ello primariamente debemos comprender la complejidad de la tarea antes mencionada, ya que de no ser así probablemente terminemos contratado a un personal que dífilamente logre ejecutar correctamente su trabajo por más buena voluntad que tenga, con las consecuencias negativas que ello tendrá para el Edificio o Condominio.

Ahora partiendo de la base que contemos con un Administrador capacitado, será fundamental el correcto uso de diferentes herramientas de gestión y particularmente la contabilidad.

Generalmente vemos la contabilidad como un requisito externo a ser cumplido frente a terceros, organismos públicos o privados (Subsecretaría de Estado de Tributación-SET, Bancos, etc.) y no como una herramienta clave de gestión. Desde LA Administradora tenemos una visión totalmente opuesta en tal sentido, y apoyándonos en las mejores prácticas internacionales entendemos que para el cumplimiento cabal de la función del Administrador establecida por ley este no solo debe apoyarse en la Contabilidad para cumplir los requisitos de la externos sino que primariamente debe utilizar la misma en todas sus formas como herramienta fundamental de control y de gestión, tal como ocurre en cualquier tipo de organización que se precie de ser prolija y ordenada.

La contabilidad será clave en nuestro sistema de gestión para:

Movimiento de fondos responsable y transparente (caja, banco, fondo de reserva), a través del registro y conciliación de todos los movimientos,
Provisión, ejecución y control de expensas a cobrar,
Provisión, ejecución y control de compras y pago a proveedores,
Valoración y control de Inventarios de bienes comunes,
Seguimiento y control de gastos ordinarios, extraordinarios e imprevistos,
Seguimiento del presupuesto anual,
Informe periódicos a los propietarios de la situación económica y financiera del Condominio,
Propuestas de mejoras en todos los ámbitos, entre otros.

Por todo ello podemos concluir, que una administración realizada por personal capacitado, aplicando una contabilidad integral (de gestión, control, presupuestal, etc.) logrará una mejor performance en la gestión logrando así no solo proteger el patrimonio de los propietarios e incrementar su valor, sino también una mejor convivencia en comunidad.

Vivir tranquilo es importante!

LA Administradora